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合同管理办法
2018-05-04 10:02  

第一章  总  则

第一条  为加强学校合同管理工作,维护学校合法权益,防范合同风险,依据《合同法》《行政事业单位内部控制规范(试行)》等有关法律、法规,结合学校实际,特制定本办法。

第二条  本办法所称合同,是指以渭南职业技术学院的名义,与其他自然人、法人或组织之间为明确双方的权利义务关系所订立的书面协议,包括合同、协议、备忘录、确认书等。

第三条  学校合同管理遵循统一领导、归口管理、分级负责的原则。

第四条  各类合同由学校法定代表人签署,或由法定代表人授权委托相关负责人签署。

学校所属不具有法人资格的部门未经授权不得以自身名义独立对外订立合同。

第五条  合同订立必须遵守国家各项法律、法规,坚持平等互利、协商一致、诚实守信的原则,维护学校的正当权益,任何部门和个人不得利用合同损害学校利益。  

第二章  合同的分类

第六条  合同的分类

(一)经济合同,是指学校在对外从事经济活动过程中签订的、以经济交往和资金给付为主要内容的各类合同,主要包括建筑安装合同、采购合同、维修合同、劳务合同、租赁(承包经营)合同、借款合同、投(融)资合同和捐赠合同等。

(二)人事合同

1.劳动(聘用)合同,是指学校与在编教职工、非事业编制人员签订的、证明学校与其存在劳动(聘用)关系的合同,主要包括劳动合同和聘用合同;

2.学校与社会人才服务机构或其他合作单位签订的有关人事管理方面的各类协议,主要包括人事代理协议、劳务派遣协议等。

(三)合作交流合同,是指学校与境内外机构开展合作办学、联合建设培训基地、共同进行人才培养、共同从事教学研究过程中签订的各类合同,主要包括合作办学合同、实践教学合同、委托培养合同等。

(四)科研合同,是指学校及教职工在申请科研项目、开展科研工作、进行成果转化、资助出版等科研活动过程中,对外签订的各类合同,主要包括科研协作合同、科研委托合同、技术服务合同、咨询服务合同、技术转让合同等。

第三章  合同的归口管理

第七条  院长全面负责学校合同管理工作,分管院领导、有关职能部门依照岗位和部门职责履行相应的合同管理责任。

第八条  合同由学校合同综合归口管理部门、合同专项归口管理部门依各自权责进行管理。合同综合归口管理部门与合同专项归口管理部门统称为合同归口管理部门。

第九条  党政办公室为合同综合归口管理部门,行使合同综合管理职能,统一指导学校合同事务。主要职责包括:

(一)负责建立健全合同管理规章制度;

(二)负责审核合同文本格式、内容及签订程序;

(三)负责受理合同事务必要的法律咨询服务;

(四)负责管理合同专用章;

(五)负责监督考核合同履行情况;

(六)负责合同文本及相关资料的编号备案和档案保管。

第十条  合同专项归口管理部门指负责具体指导或承办合同事务的部门,根据业务归口,学校分别授权以下部门进行合同管理:

(一)组织人事处负责人事合同的管理;

(二)教务处、继续教育学院、对外交流与合作处按各自的职责范围负责合作办学、实践教学、教材合同的管理;

(三)基建处负责基本建设相关合同的管理;

(四)后勤服务集团负责后勤保障相关合同的管理;

(五)图书馆负责书刊采购、图书馆数据库建设等合同的管理;

(六)保卫处负责安全、消防设施建设及改造等合同的管理;

(七)科研处负责科研合同的管理;

(八)教学设备与实验实训室管理处负责教学、科研设备采购及实验室仪器设备维修等合同的管理;

(九)网络与信息中心负责校园信息化建设、技术服务、软件购置等合同的管理;

(十)国有资产管理处负责上述第(一)至第(九)项以外的办公家具、设备等采购合同,校内房屋、场地等财产租赁合同和校办产业投资相关合同的管理。

(十一)计划财务处负责借贷及对外投资等经济合同的管理;

(十二)其他部门负责业务归口职责范围内的合同管理。

第十一条  合同专项归口管理部门根据其职责范围,分类归口管理相关合同的审核和管理工作。主要职责包括:

(一)负责对合同项目进行可行性论证,重大项目或涉及较高专业技术合同条款要聘请有关专家、财会人员和法律顾问参加论证或评估;

(二)负责审核对方主体资格及信用状况;

(三)负责审核合同基本条款的完备情况;

(四)负责审核合同的内容是否与招投标文件或谈判内容一致,是否符合学校规定;

(五)负责法定代表人授权签署合同的落实;

(六)负责对合同经济事项的必要性、可行性、合法性及价款的合理性等负有审核责任;

(七)负责协调处理合同纠纷;         

(八)负责监督合同的履行。

第十二条  合同承办部门负责其职责范围内合同管理的相关工作。主要职责包括:

(一)负责核对对方的主体资格、信用情况,并进行调查和验证;

(二)负责合同谈判、起草、会签和履行等工作;

(三)负责跟踪合同履行情况,根据合同履行中问题,提出解决问题的意见或建议;

(四)负责对合同经济事项的必要性、可行性、合法性及价款的合理性等负直接责任;

(五)负责及时上报和处理合同纠纷。

第四章  合同的签订

第十三条  承办部门负责起草合同文本,并对合同及相关资料的真实性、可行性提出意见。

第十四条  合同采取书面形式,要求文字准确,表述严谨,格式规范。

合同有示范文本的,原则上应使用示范文本,包括国家规定的标准合同文本及学校制定的示范文件。

第十五条  合同应具备以下主要内容或条款:

(一)项目名称、范围、内容;

(二)双方的权利、义务;

(三)项目期限、进度安排或工作计划;

(四)项目质量要求(服务标准)、检验与验收方法;

(五)合同价款与付款方式;

(六)项目变更方式;

(七)违约责任及处置办法;

(八)争议解决方式。

第十六条  承办部门起草合同文本前需要进行谈判的,应及时向归口部门和主管领导汇报;合同谈判涉及重大分歧或需要法律专业支持的,应邀请学校法律顾问参加。

合同订立前,承办部门应对合同当事人的资质、履约能力等进行详细调查。

合同签订前,归口部门应对合同的必要性、可行性、合理性以及立项情况、合同内容、合同条款等进行论证审核。

第十七条  学校实行合同会签审批制度,合同内容涉及多个部门的,须经相关部门会签。

合同订立时,按照《渭南职业技术学院合同审批单(经济类)》(附件1)或《渭南职业技术学院合同审批单(非经济类)》(附件2)要求事项,履行相应的审查会签程序。

第十八条  合同在送审会签时,承办部门须提供下列相关资料:

(一)合同初审稿及附件;

(二)项目立项批准文件;

(三)招投标文件及评标、定标结果;

(四)对方资质证明材料;

(五)反映合同洽谈过程、结论的书面文件,包括洽谈纪要、会议决定、领导批示等。

第十九条  参与会签审核的部门,应分工协作,各负其责,重点审核与本部门职能相关的条款与内容。

第二十条  重要的合同应当经学校法律顾问审查,以确保学校的权益得到法律保护。  

第二十一条  签订合同原则上使用“渭南职业技术学院合同专用章”,如需签约双方对等,也可使用学校公章,其他印章一律不得替代使用。

第二十二条  合同通过审核的,由承办部门凭《合同审批单》到党政办公室办理合同编号,并加盖“渭南职业技术学院合同专用章”。

合同编号实行四级编码,顺序为:合同类别—归口部门—年份—序号。例JJJA—JJC—2012—009表示基建处归口管理的2012年第9份经济类建筑安装合同(具体合同编号规则见:附件3)。

第二十三条  合同签订后,按规定应分别在党政办公室、承办部门、业务归口管理部门等部门存档。

第五章  合同的履行

第二十四条  合同签订后,即具有法律效力,双方当事人应当全面履行。  

第二十五条  合同承办部门及业务归口管理部门必须按合同约定条款组织实施,并对合同执行情况进行监督检查,保质、保量,按期完成合同约定事项。  

第二十六条  在合同履行过程中,确需变更或解除合同的,应经双方协商后,签订变更或解除合同文本,并按规定的合同审查权限和程序另行报批。

第二十七条  合同执行过程中出现争议时,由双方协商解决,协商无法达成一致,通过仲裁或法律程序解决。

第二十八条  计划财务处应根据《经济合同资金支付审批单》(附件4)、合同条款及相关部门提供的资产验收等凭据,办理结算业务。未按合同条款履约或应签订书面合同而未签订的,不予付款。

第二十九条  合同履行过程中产生的补充协议、合同履行记录等资料为合同的组成部分,承办部门应及时、妥善地收集、整理和保存。

第三十条  合同履行完毕后,相关部门应及时按合同档案管理要求进行整理,并移交党政办公室(或学校档案馆),不得随意处置、销毁或遗失。

第六章  相关责任

第三十一条  对未经授权私自签订合同或不认真履行合同者给学校造成经济或其它损失的,学校将依照有关规定追究责任部门及责任人员的行政或经济责任;触犯法律的,移送司法机关追究法律责任。  

第三十二条  合同会审部门应认真履行职责,保障学校合法权益不受损失。如因审查不严造成损失的,会审部门应负相应责任,同时追究直接责任人的行政或经济责任。

第三十三条 合同作为学校或有关单位对外活动的重要法律依据和凭证,有关人员应当保守合同秘密。

第七章  附  则

第三十四条  本办法由党政办公室负责解释。  

第三十五条  本办法自印发之日起施行,原《渭南职业技术学院经济合同管理办法》(渭职院发〔2012〕4号)、《渭南职业技术学院经济合同(协议)运行有关事项的规定》(渭职院发〔2013〕3号)同时废止。

 

附件:1.渭南职业技术学院合同审批单(经济类)

      2.渭南职业技术学院合同审批单(非经济类)

      3.经济合同资金支付审批单

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附件【渭南职业技术学院合同审批单(非经济类).doc已下载
附件【经济合同资金支付审批单.doc已下载
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