为了规范我院档案工作，不断提高档案管理水平，根据教育部、国家档案局27号令《高等学校档案管理办法》精神及省教育厅对高等职业学院档案管理的要求，结合学院实际，制定本规划。

一、制定规划依据

档案工作是高校的基础性工作，是衡量高校教育质量和管理水平的重要尺度之一。学校档案是对学校建设过程的真实记录，它客观地反应着领导决策、基础设施建设、研究开发、学科建设、人才培养等各方面的过程和成果。保存档案的目的既是为了保存历史，又是为了记录前人的智慧、经验和成果，以供后人查阅、借鉴和享用。随着我院改革发展的不断深入，改善档案的保存条件，提高档案现代化管理和服务水平，已是一项重要工作。

二、档案馆现状

我院档案馆系新建机构，设立在朝阳校区图书综合楼12层。目前，各类软硬件设施不能满足工作需要，缺乏系统管理手段，存放问题日益突出，检索速度慢，利用效率低。

三、建设规划

（一）机构设置和人员配备

根据省教育厅对高等职业院校档案检查标准，学校档案工作要实现集中统一管理，档案人员配备要适应工作的需要，在校生5千（含成人教育）以下不少于3名专职档案干部，每增加2千名学生，增加1名档案干部。中级以上档案类专业技术职务的人员占30%以上，受过档案类专业培训的达到100%。档案馆内设机构一般为办公室、指导室、保管利用室。

据此，结合实际，我院目前档案馆办公室和指导室可设为一个科室，编制为2人，具体负责档案馆的收文发文、起草档案馆各项管理制度和一般性文件、处理档案馆日常事务工作，组织培训学院兼职档案干部，定期进行档案的宣传工作，指导全院各部门和二级学院档案的收集、整理、分类、装订、目录输入等业务工作。

保管利用室编制为3人，负责档案安全保管、库房安全、档案借阅、档案接收、档案统计、档案信息化管理、档案信息资源开发、档案鉴定和档案销毁等业务工作。

目前，我院档案馆工作人员数量尚不达标，且无一人具备档案类中级以上专业技术职务，没有受过档案类专业培训，无任何培训证书。除尽快配备充足的工作人员外，应积极组织人员参加省市举办的各类培训班，要求工作人员取得相应的专业技术职称。

（二）借阅室、档案库房及办公室建设

根据省教育厅对高等职业院校档案检查标准的第三部分，档案工作业务建设的第四条要求，档案保管条件要符合国家要求，各二级学院要有独立的档案库房。我院新建档案馆要达到“AAA”级标准，应做到借阅、库房、办公三分开。

1.借阅室。借阅室主要为学院领导、各部门、各二级院及社会提供档案利用的重要场所，设计面积为40平方米。设借阅平台（图片）（目录柜2个，分别为11类目录柜）、借阅空间。

2.档案库房。档案库房是集中保管学院各种门类、载体档案的重地，是学院档案资料信息中心和档案利用的场所。目前的档案库房从面积、结构以及设施均不符合要求，为了更好的开展档案工作，使档案更好的为学院发展服务，需按照档案库房建设的要求另建新库，可设在朝阳校区12楼，将12楼所有房间全部作为档案馆用房（4大间、5小间）。

根据学院办学层次的实际和发展需要，档案库房设计为四间，主要存放学院11个门类档案（党群类、行政类、学生类、教学类、科研类、基本建设类、仪器设备类、基建类、实物类、人事类、财务类）。

库房建设从发展的角度建议，档案库房安装档案装具——密集架、大库房12组、小库房8组，密集架存放档案具有存储数量大，安全，方便利用等功能。

3.办公室。办公室是档案馆馆长和各科室办公及档案整理操作的场所，面积为50平方米。按“AAA”级标准配备办公设施。

（三）档案的现代化管理

根据省教育厅对高校档案管理的要求以及对高等职业学校档案检查的标准，档案馆应引进现代管理软件，实现文件级和案卷级目录现代化管理，建立文件级目录数据库、案卷级目录数据库，声像档案数据库等数据库，利用计算机查询。

目前省教育厅推广的是颖捷、科怡、南大之星、清华紫光软件，对已经安装了档案管理软件的陕西师大、西安交大、思源学院、长安大学、西北大学等学校使用情况进行了咨询后建议我院档案馆可使用（南大之星或清华紫光）软件。

为此，我院档案馆需购置档案管理软件（单机版或网络版一套），复印一体机1台，计算机4台。因档案的数据存量很大，保密性很强，所以计算机需要高配置：一台计算机为存储学院大库房的所有数据，一台计算机存储小库房的所有数据以及学院的大事记、组织沿革等数据，一台计算机存储学院照片档案，为学院举办各种展览提供历次上级检查、学院重大活动的照片。这三台计算机不能上网，确保档案数据安全。

随着学院的不断发展，可考虑实现数字化档案馆，有效提高学院的档案管理水平，提高信息利用效率，降低管理成本。