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渭南职业技术学院2017年档案工作总结
2018-04-12 10:31  

在省教育厅和市档案局的指导下我校档案工作紧紧围绕强化职能、规范管理、着力夯实各项档案基础业务,努力打造“开放程度高、现代意识浓、基础业务强、社会形象佳”的一流档案部门,取得了一些成绩。现将具体情况汇报如下:

一、 学校基本情况

我校是经陕西省人民政府批准、教育部备案的一所高等职业院校。其前身是原陕西省中医学校、陕西省大荔师范学校、陕西省蒲城师范学校和陕西省渭南农业学校,办学历史可追溯到1905年创建的“同州实业中学堂”。

学校地处陕西东大门---渭南市,有高新、朝阳两个校区,占地面积880亩,建筑面积33.1万平方米。现有教职工849人,其中专职教师534人,在职副高以上职称195人、硕士以上学位316人、双师型教师313人。聘请兼职教师53人、客座教授65人,陕西省科技新星、省级教学名师等省级以上优秀人才8人。馆藏图书89.03万本。教学用计算机1125台。校内实验实训室128个,国家级实训基地4个,省级实训基地18个。校外实训基地259个。在校学生11000余人。下设护理学院、医学院、师范学院、经济管理学院、机电工程学院、农学院、3D打印学院、创新创业学院、工学院、建筑工程学院、基础课部、继续教育学院等12个教学单位。开设三年制高职专业38个,五年制高职专业7个,其中省级重点专业6个,涵盖了医学、教育学、农学、工学、管理学、经济学等六个学科。

学校秉承“顶天立地、内外兼修”的办学理念和“遵循规律、文化引领、改革创新、开放融合”的办学思路,不断解放思想,更新观念,开阔视野,坚持“面向职业办学,贴近产业办学,瞄准就业办学,政校行企联动办学”的办学思想,实行“六业贯通”人才培养计划和“三服务”办学模式,践行“明德、笃行、精技、强能”的校训,全面推进素质教育和教学创新,提高综合办学实力和人才培养水平,把学校建设成为高技能人才培养和科技应用与开发的重要基地。学校围绕经济发展需要,以服务为宗旨,以就业为导向,以提升学生职业能力为目标,走产学研一体化的办学之路。

2015年,学校荣获“全国文明单位”称号;被省教育厅确定为省示范高职院校建设单位。2016年,学校被确定为国家优质专科高职院校建设单位。

二、档案馆概况

学校档案馆成立于2012年3月,隶属党政办公室,正科级建制。2012年11月被陕西省档案局评为AAA级馆,新档案馆将于2017年12月份对外开放。

档案馆现设借阅区、库房区、办公区等11个功能区域,有计算机终端4台,购买数据库1个,自建人事、财会数据库2个,馆藏文书档案20580件卷(1940年至今)、财会档案6229卷、人事档案1070卷、学生档案8600卷、基建档案494卷、实物档案334件、照片档案369册、电子文档1080件、电子照片档案120件,其它资料869册。

学校古籍室目前共藏书4385册(其中复本223册),分经、史、子、集 、类丛、新学六部。内容涵盖历史、地理、儒家、医学、本草数百类。版本类型有刻本、石印、铅印、影印、排印、抄本、稿本六七种。版本年代最早为明代洪武、成化、弘治、嘉靖、万历、崇祯及清代康熙、乾隆、道光、咸丰、同治、宣统至民国时期,还有部分建国后1955至1983年的再版古籍。

档案的完整率、准确率和归档率均达到97%以上,做到了组卷编目规范,摆架合理整齐,档案管理工作整体达到较好水平。目前,已荣获陕西省教育厅、陕西省档案局、渭南市档案局等省、市及学校各类荣誉11项。

三、主要工作

(一)领导高度重视,纳入议事日程

学校高度重视档案馆的建设和发展,档案工作被列入学校“十二五”、“十三五”规划,学校重点工作和年度目标任务考核。市委、市政府主要领导曾多次莅临档案馆检查指导工作。为了进一步推进档案馆迎检工作,学校成立了由党委副书记任组长、党政办公室主任任副组长的迎检工作领导小组,人事、计财、后勤、保卫、图书馆等部门全力配合,按照迎检指标体系的要求,逐级落实任务,责任到人。目前,已按照省教育厅对高校档案工作的66项指标要求,完成了各项工作,对相关材料进行了归类整理。

(二)重视硬件建设,创建智慧档案馆

1.学校档案馆分两期建设,一期硬件设施总投资420万元,已全部完成。二期软件设施约投资130万元,正在审核中。2012年至今总投资约570万元。档案馆位于学校图书馆4楼,使用面积720㎡。严格按照国家级档案馆标准进行建设,其中CQC环保标志达到十环,设备及办公设施质量均达到国家级质量检测标准。档案馆内外设有醒目的引导标识区域,包含1个接待大厅、3个库房(实物库、密集库、五节柜库),分别存放文书类、人事类、财会类、学生类、基本建设类、照片类、出版类、设备仪器类、科学研究类等。办公室2个,借阅、电子档案室1个,整档室1个,操作室1个。档案达到规定的12个门类。

2.2012年10月安装档案专用管理软件“南大之星”,2017年11月接入了300M的移动通信光纤网络,与我校智慧校园网和OA办公系统对接,WIFI免费开放,覆盖率100%,配备了两台磁盘阵列专用存储设备,总容量为72TB。

3.开展档案安全大检查,强化人防、物防、技防措施。库房内安装了智能档案消防系统、恒温除湿机、库房十防设施、视频监控、自动报警、网络安全监控等自动化系统,均达到库房的高标准要求。

4.确立以档案为中心的服务理念。设施设备齐全、绿色,环境整洁、安静。同时通过馆内两个智能大屏对档案的重要性、作用等进行宣传。

(三)加强队伍建设,提高人员业务素质

1.科学配备了档案工作人员。学校对工作人员实行按需设岗、按岗聘用、竞争上岗。现有馆长1名,专职档案人员3名,负责全校的档案管理工作以及原四校区档案工作、附属医院档案工作。工作人员取得档案中级职称2人,初级1人。参加各类业务培训和继续教育50余次,合计1823学时;学历深造2人,参加市级和兄弟院校交流发言5次,参加国家级专业机构培训3次、省级专业机构培训6次、市级专业机构培训15次,取得专业培训证书4人,全体人员都具有合格的档案上岗资格。

2.重视培训指导,夯实基础工作。档案馆结合工作实际,每年邀请市档案局工作专家来校就档案的形成、积累、收集、整理以及装订归档等专项工作进行现场指导和培训,使档案工作人员牢固掌握档案管理的基本知识和技能,综合素质和业务水平得到了提高,确保了档案资料的规范化管理。2017年6月邀请东北大学计算机科学与技术研究专业刘世丞老师来校作信息化指导,9月邀请北京智云存储专家李卫华做存储指导。不定期对各二级学院、部门兼职档案员进行业务指导,每年不少于2次,同时检查各部门档案管理情况,及时纠正和解决存在的问题。通过培训,兼职档案员都具备了档案基本知识,提高了做好基础性档案整理归档工作的能力,减少了失误和问题的发生。

3.加强宣传引导,强化思想认识和立法意识。档案馆高度重视宣传工作,连续三年联合市档案局在“档案日”当天举办“档案与你相伴、档案法人人知晓”大型活动等。

4.强化服务意识,积极争先创优。档案馆认真贯彻“管理以服务为本”的工作理念。在服务方式上,一是转变思想观念,提高员工的责任意识,克服档案人员“坐、等、靠”的传统思想,实现从“你要我为你服务”到“我要为你服务”的观念转变,为做好窗口服务打下牢固的思想基础。二是档案人员实行挂牌上岗,提倡文明服务,使用文明用语,变“被动”服务为“主动”服务。开通网上检索,实行预约查档,吸引更多师生走进档案、熟悉档案、利用档案,把档案部门打造成收藏历史的宝库和展示形象的窗口。三是增强档案服务的主动性和有效性,从封闭的工作方式转到开放的工作方式上来,从单纯的保管利用转到研究利用上来,从等待各二级学院、部门移交指定材料转到主动收集各种见证渭职院发展的材料上来,实现档案工作从“有什么查什么”到“查什么有什么”的根本转变。四是不断增强档案工作服务发展的前瞻性,做到学校党政工作部署到哪里,档案工作就跟踪到哪里。在档案利用服务中,坚持“以人为本”,不断增强服务意识,既按照档案借阅规定,严格履行程序,又为前来查阅档案的人员提供热情周到的服务,查全率、查准率不断提高,形成了热爱本职、爱岗敬业、无私奉献、争创一流的良好氛围,树立了良好的窗口服务形象。

(四)完善规章制度,强化日常管理

档案馆认真贯彻教育部和国家档案局制定的“27号令”即《高等学校档案管理办法》和《国家人事档案管理办法》,积极推进依法治档、依法管档,促进档案工作的规范化、标准化管理。一是制定了《渭南职业技术学院档案管理办法》《渭南职业技术学院会计档案管理办法》《渭南职业技术学院人事档案管理办法》等27项档案管理办法及规章制度,装订成册并全部实现了挂牌上墙,明确了档案工作责任和任务、归档范围及整理要求,确保了档案工作各个环节都有章可循。二是严把档案的归档范围,在对档案材料的鉴别中,工作人员能够做到取之有据、舍之有理、实事求是、审慎细致。三是根据形势的发展和工作职能的转换,及时修订完善立卷归档范围、分类方案,严格按要求收集整理档案资料,要求卷面卷内规范美观,排放科学整齐。四是加强档案的日常管理,严格执行档案借阅制度,杜绝了档案丢失损毁和泄密事件发生,有效保护了档案的完整与安全。五是结合干部岗位分工,进一步落实了专(兼)职档案人员岗位责任制度,明确了工作责任,并将其工作纳入到年度工作考核范畴,有效地提高了专兼职档案人员的工作积极性。六是积极推进档案编研工作和电子档案录入,全年整理归档电子目录1320条,开通了档案目录的网上提交。目前,馆藏各类电子数据总量达到14305条。先后编写完成了全宗介绍、组织沿革、大事记、陕西省大荔师范学校校史、陕西省蒲城师范学校校史、陕西省中医学校校史、制度汇编、百年校史等多个门类编研材料。

(五)加强服务职能,积极开发利用档案资源

服务学校中心工作是档案馆的首要任务,满足社会需要是档案工作不断努力的方向。我们的服务宗旨是给你一个微笑、给你一把椅子、给你一杯热水。为此,档案馆不断加强对档案信息资源的开发利用,按照规定开放了应开放的档案。每月的5—10日为档案开放日。把地方文献、中医药文献、地方美术工艺、剪纸、地方特色非遗文化面向广大师生开放,年参观人数达到500余人次。通过接待来馆查阅、电话咨询、网络咨询、QQ咨询、微信咨询、信函代办等多种方式,为校内外用户提供查阅服务。年接待调档来访200多人次,电话咨询300余人次,入室咨询200余人次,为教职工办理独生子女计生证明170余人次;为社会人员办理养老统筹290人次,为学校创建“全国文明单位“,举办“百年校庆”提供素材1231份。每年毕业学生档案的收集、核对、整理7000(每生2份)余份、转递档案350份,并对毕业生存留档案进行装订。收集新生档案3100余份并编目、上架。接待地市单位和兄弟院校来馆交流年10余次。

(六)树立文化意识,发挥档案馆文化阵地功能

作为人类生活、生产、思维方式和创造性活动及其产物的直接记录和结晶,档案是人类社会一种宝贵的文化财富和具有特殊性的文化资源。认识到这一点,是做好档案工作的重要保证。为充分体现出档案工作的文化内涵,档案馆一是提升机构的文化品位,营造档案工作环境的文化氛围,对馆内环境进行精心布置,在走廊和墙壁上悬挂关于档案工作的名言警句和精美字画,使人一进入即如沐春风,感受到浓浓的业务氛围。二是积极开发档案文化产品,多元探索利用档案文化资源途径。如加强办公自动化系统中电子文件及时归档、安全保存、有效利用的规范使用和研究。开展档案文化实践活动,使其成为一种“活的文化”、“现实中的文化”。三是加强文化档案的征集力度。档案力图与名人学者建立广泛联系,征集我市知名专家、学者等的书信、手稿、照片等档案,借势文化工作者的专业特长,丰富档案文化建设资源。

四、存在问题及改进措施

虽然我们取得了一些成绩,但面对新形势、新要求,档案工作仍存在一些问题和不足。一是档案资源仍比较单一;二是各二级学院档案工作仍显薄弱;三是档案信息化发展不平衡,需推进智能化建设进程;四是档案专业人才缺乏。

学校“十三五”发展的总体目标是建设国内一流现代化高等职业院校,一流的档案管理是重要的组成部分和支撑条件。学校将采取有力措施,进一步促进人员素质、技术设施、制度机制同步建设,规范管理,高效服务,全力推动档案工作迈上新台阶。一是继续坚持围绕中心、服务大局的原则,加强档案宣传,进一步提升广大师生的档案意识;二是进一步夯实档案工作基础,使档案事业发展与学校事业发展同步,发展规模与实际需要相适应;三是抓好档案资源建设,提高档案工作管理水平,重心前移,超前服务,全程跟踪,同步进行,确保档案能收尽收,提高档案管理科学化水平;四是着力推进档案信息化工作,努力实现档案资源数字化、管理现代化、服务网络化;五是在开发利用上下功夫,扩展档案服务领域,完善档案服务功能,提升档案服务水平。 

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